Ustawa o sygnalistach – nowe obowiązki dla pracodawców

Ustawa o ochronie sygnalistów – czego dotyczą nowe regulację oraz jakie niosą ze sobą konsekwencję dla pracodawców

Ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie dnia 25 września 2024 roku. Nowe regulacje stanowią implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku,

Czego dotyczą nowe przepisy, kim są sygnaliści, jakie obowiązki spoczywają na pracodawcach z tytułu nowej regulacji oraz z jakimi konsekwencjami może spotkać się pracodawca, który nie wdrożył postanowień nowej regulacji w funkcjonowanie swojej działalności, te kwestię postaram się przybliżyć w poniższym wpisie.

Czego dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?

Wyżej wskazana ustawa ma na celu ochronę osób zgłaszających naruszenie prawa związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym.

Ustawa przewiduje zakaz podejmowania działań odwetowych przeprowadzanych przez pracodawców wobec sygnalistów dokonujących zgłoszeń naruszeń prawa związanych z wykonywaniem pracy, polegających w szczególności na: wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę lub przeniesieniu na niższe stanowisko pracy.

Ustawodawca przewidział trzy ścieżki, którymi mogą posłużyć się sygnaliści chcą dokonać zgłoszenie naruszenia prawa tj. system raportowania wewnętrznego przygotowany przez pracodawcę, system raportowania zewnętrznego, poprzez zgłoszenie zewnętrzne przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny, z którego sygnalista może skorzystać bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub system raportowania publicznego, z którego sygnalista może skorzystać po wyczerpaniu ścieżki raportowania wewnętrznego oraz zewnętrznego.

Kim są sygnaliści?

Na gruncie ustawy, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym między innymi: pracownik, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant, osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy oraz osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy już po ich ustaniu.

Naruszeniem prawa na kanwie przedmiotowej ustawy jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące między innymi: korupcji, zamówień publicznych, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy na tle ustawy o ochronie sygnalistów?

Nowa regulacja prawna dotycząca ochrony sygnalistów dotyczyć ma:

osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, pracodawców, jeżeli nie są podmiotami publicznymi, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób;
podmiotów prawnych będących jednostkami samorządu terytorialnego, za które obowiązki wykonywać będą jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego – z wyjątkiem jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.

Na wyżej wskazanych podmiotach od dnia wejścia w życie ustawy ciążył będzie obowiązek ustalenia oraz zaimplementowania wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, czyli tak zwanych działań następczych. Niezbędnym będzie również prowadzenie przez wyżej wskazane podmioty rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych nastąpić może w drodze konsultacji z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w danym podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Przeprowadzenia konsultacji z wyżej wymienionymi podmiotami musi być poprzedzone przedstawieniem im projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Przedmiotowe konsultacje trwać powinny nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych będzie musiała określać między innymi:

wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę np. pisemnie lub ustnie;
wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych oraz
tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.

Pracodawcy oraz inne wskazane powyżej podmioty zobowiązane będą gwarantować, a żeby procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

Przepisy karne w ustawie o ochronie sygnalistów

Ustawodawca przewidział w wyżej wymienionej ustawie przepisy karne, które przewidują sankcje karne między innymi za:

uniemożliwienie lub istotne utrudnienie dokonania zgłoszenia przez sygnalistę;
podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą;
ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą.

Najważniejszą normą karną z punktu widzenia pracodawcy pozostaje, jednak art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów, który przewiduje karę grzywny dla podmiotu odpowiedzialnego za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, który wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów.

Jeżeli potrzebujesz pomocy z wdrożeniem w swojej działalności regulacji dotyczących ochrony sygnalistów, w tym przygotowania projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz rejestru zgłoszeń wewnętrznych, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.

autor: aplikant radcowski Szymon Laskowski